• Externe aspecten: hier kunt u normen, wetten en vergunningen op artikel-/paragraafniveau vastleggen.
• Handboek: in het handboek wordt de beleidsdocumentatie van de onderneming per hoofdstuk vastgelegd.
• Procedures: bij procedures legt u de werkwijze voor bepaalde handelingen, samenwerking tussen de verschillende functionarissen en documentstromen vast.
• Processen: bij procesbeschrijving wordt de aaneenschakeling van de activiteiten beschreven die door verschillende functies binnen de onderneming wordt uitgevoerd. U kunt uw processen op stap niveau vastleggen en inzichtelijk maken.
• Instructies: bij instructies wordt uitleg gegeven hoe activiteiten en/of handelingen uitgevoerd moeten worden.
• Informatiedragers: nadat u uw documentatie heeft vastgelegd heeft u vaak nog “losse” documenten over. Deze formulieren, rapporten of schema’s kunt u vastleggen bij Informatiedragers.

Per document kunt u gebruik maken van:

1. Eigen tekst
2. Flowchart
3. Revisies
4. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
5. Koppelingen
6. Controlepunten

1. Eigen tekst

In de 'Toon tekst'-module treft u een tekstverwerker aan. Hier is het mogelijk om uw eigen teksten te plaatsen. Binnen deze tekstverwerker heeft u de mogelijkheid om gebruik te maken van enkele standaard functionaliteiten, zoals: tabellen, tab’s, opsomtekens, alinea’s, zoeken, knippen, plakken, kopiëren, etc. 

Naast de standaard functionaliteit beschikt Cross Approach® over enkele ‘handigheidjes’, zoals:

• Geselecteerde tekst omzetten naar verantwoordelijkheid of informatiedrager. Stel in uw document(en) komen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor, dan kunt u met deze optie direct een taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid aanmaken in het systeem. Deze aangemaakte taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden dan zichtbaar in het tabblad Verantwoordelijkheden of bij Informatiedragers.
• Invoegen:
  • Afbeeldingen
  • Bestanden
  • Internet of e-mailadressen. Het invoegen van internet of e-mailadresssen heeft als voordeel dat deze koppelingen als hyperlink weergegeven worden in HTML. Middels een muisklik wordt de webpagina of e-mailprogramma gestart.

terug naar boven

2. Flowchart

U kunt per document ook een flowchart maken. Deze flowcharts kunnen in diverse kleuren, vormen en maten worden gemaakt. Het is daarbij mogelijk om per processtap (een vakje) een document te koppelen uit uw systeem. Met deze optie kunt u nog makkelijker de interactie tussen uw documenten weergeven. In HTML heeft u de mogelijkheid om op het blokje te klikken en dan wordt direct het gekoppelde document geactiveerd in uw scherm. Medewerkers kunnen de informatie dan makkelijk raadplegen.

terug naar boven

3. Revisies

Bij elke wijziging die u doorvoert in het document kunt u een revisie aan te maken. Hiermee creëert u een overzicht met Revisies (logboek) van alle onderhouds- en wijzigingsactiviteiten van het desbetreffende document.

Voor het vastleggen van revisies heeft Cross Approach verscheidene mogelijkheden. U kunt de oorspronkelijke tekst en/of flowchart reviseren in een werkkopie. Op het moment dat u gereed bent, kunt u één of meerdere commentatoren uitnodigen die een reactie mogen geven op uw gereviseerde document. Indien het document goedgekeurd is, kan met één druk op de knop het document openbaar worden gemaakt.

Per revisie dient u een aantal gegevens vast te leggen: 

• Revisienummer
• Datum revisie (het systeem genereert automatisch de datum van vandaag)
• Geldig tot…: hier geeft u aan tot wanneer het document geldig is
• Opgesteld door: wie heeft de wijzigingen doorgevoerd?
• Reden: wat is de aanleiding van de revisie?
• Omschrijving: wat is er gewijzigd?

 terug naar boven

4. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

U kunt in Cross Approach taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van uw medewerkers vastleggen. In het tabblad Verantwoordelijkheden legt u alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerkers vast die voortkomen uit het (bron)document (tekst en/of flowchart).

Functie-/taakomschrijvingen kunt u automatisch genereren. Functie-/taakomschrijvingen kunnen op diverse plaatsen in het programma (bijvoorbeeld bij een procedure of een instructie) worden vastgelegd (de 'bron'). Ons uitgangspunt hierbij is dat u de verantwoordelijkheden en dergelijke informatie vastlegt op de plaats waar u het ontwerp heeft vastgelegd. Deze overzichten liggen dus altijd in lijn met het totale managementsysteem.

Nadat u de verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft vastgelegd, kunt u deze verbijzonderen in één of meer concrete taken. Een taak kan worden gedelegeerd en gepland met een zelf op te geven frequentie. Deze takenlijsten zijn per medewerker voor de komende periode af te drukken. Betrokkenen weten dus exact wanneer iets van hen wordt verwacht. Indien een taak onverhoopt niet geheel duidelijk is, kan de medewerker altijd even het brondocument (bijvoorbeeld een procedure) raadplegen. De verwijzing naar het betreffende document wordt automatisch afgedrukt!

De coördinator daarentegen kan handige overzichten afdrukken van alle taken (van iedereen) per week. Op deze manier is hij of zij op de hoogte van wat er dient te gebeuren.

Op basis van deze taken kunt u desgewenst een planning meegeven. Met behulp van de planning kunt u aangeven in welke week een bepaalde taak moet worden uitgevoerd. De planning van de taak volgt de Windows-kalender. Het programma berekent op weekniveau wanneer een taak moet worden uitgevoerd.  

 terug naar boven

5. Koppelingen

In het tabblad Koppelingen geeft u aan of er een relatie is tussen uw document en andere documenten binnen Cross Approach. Door het aanbrengen van koppelingen brengt u de samenhang binnen het managementsysteem in kaart. Door het 'Publiceren naar HTML' worden alle koppelingen hyperlinks.

Cross Approach® maakt onderscheid tussen koppelingen naar boven en koppelingen naar beneden.

• Koppeling naar boven: als u uitgaat van het niveau processen (procedures) bestaan koppelingen naar boven uit directe lijnen naar beleid of normen, met andere woorden een hoger niveau in de piramide.

• Koppeling naar beneden: als u uitgaat van het niveau processen (procedures) bestaan koppelingen naar beneden uit een directe lijn naar instructies of formulieren, met andere woorden een lager niveau in de piramide.

 terug naar boven

6. Controlepunten

Na de schriftelijke documentatie en de praktische uitvoering komt de borging. Cross Approach kan u hierin ondersteunen door middel van controlepunten. Daar waar u iets beschrijft, legt u gelijk punten vast waarop u het onderwerp wilt controleren of borgen.

Om te beoordelen of alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden correct uitgevoerd worden om het managementsysteem correct te laten functioneren, dient u controlepunten vast te leggen.

In een interne audit gaat u met behulp van deze controlepunten beoordelen of de uitwerking voldoet aan hoe het is beschreven. Het voordeel van deze werkwijze is dat u eenvoudig vragenlijsten per functionaris voor interne audits kunt samenstellen. Ook kunt u nu eenvoudig uw auditvragen in lijn houden met de procedure. Indien u een procedure zou verwijderen, vervallen ook alle genoemde verantwoordelijkheden, taken en auditvragen uit het managementsysteem! 

 terug naar boven