Sinds vele jaren heeft KMO een geautomatiseerde methode operationeel om model-managementsystemen universeel toepasbaar te maken. Dit gebeurt door alle taken, documenten, begrippen en opties in het model-managementsysteem in kaart te brengen. Al dit soort zaken worden variabelen, die per klant verschillend kunnen worden ingevuld.
Modelmanagementsysteem bedrijfsspecifiek maken
Het invullen van deze variabelen verloopt via deze internetsite. Klanten kunnen recht bovenin dit venster inloggen op www.virtueelhandboek.nl.
Dit is de sleutel tot het model-managementsysteem. Hier wordt bepaald:
- Welke informatie uit het model-managementsysteem voor u van belang is.
- Toekennen van de centraal onderscheiden taken aan de locale functionarissen.
- Eventueel keuze uit verschillende werkwijzen (om hetzelfde doel te bereiken).
De vragenlijst is zeer eenvoudig zelfstandig te gebruiken. Op verzoek wordt deze vragenlijst beantwoord onder begeleiding van een van onze dealers of op het kantoor van KMO.
Dit neemt ca. 3,5 uur in beslag. U kunt tussentijds onderbreken of eerder gemaakte keuzes bijwerken.
Tijdens het beantwoorden kunt u een voorbeeldtekst oproepen op basis van uw keuzes tot dan toe. Indien uit de context blijkt dat u een antwoord moet herzien, kunt u dat onmiddellijk bijstellen. Na afloop kunt u zelf het resultaat downloaden. U dubbelklikt op het bestandje dat u zojuist heeft gedownload en in Cross Approach verschijnt automatisch een import-pictogram.
Door hierop te dubbelklikken wordt de informatie toegevoegd aan uw eigen managementsysteem. Eventuele bestaande informatie (van een vorige keer) wordt automatisch bijgewerkt. Dit heeft als voordeel dat u, indien u het bedrijfsspecifiek maken in fases gedurende een aantal weken of maanden wilt doen, u met het voortschrijdende inzicht snel reeds gemaakte keuzes kunt bijstellen. Indien u dit juist niet wenst, kunt u dit per object blokkeren. Cross Approach wijst u hier automatisch op.
U ontvangt de volgende onderdelen:
- Managementhandboek, Procedures en Instructies
- Namen van de informatiedragers (formulieren en registers)
- Verantwoordelijkheden van uw medewerkers
- Tijdschema van de uitvoeringstaken
- Controlepunten voor controle- of auditlijsten
U kunt onmiddellijk met het resultaat in Cross Approach aan de slag. Het bevat immers al alle procedures in lopende tekst en met de bijbehorende functie/taakomschrijvingen van al uw betrokken medewerkers. Alle taken worden beschreven in goed lopende zinnen en zijn aan de juiste functionarissen toegewezen.
Uw voordelen
Het grote voordeel van deze methode is dat u al in de conceptfase over vrijwel alle noodzakelijke (en uitgewerkte) teksten beschikt. Het is vele malen eenvoudiger om in de volgende fasen te discussiëren wat er aan de teksten eventueel moet veranderen, dan om te discussiëren vanaf een leeg vel papier. In de praktijk is ons gebleken dat deze methode onze klanten een enorme tijd- en geldbesparing oplevert!
Bovendien kunt u naast het concept-managementsysteem ook aanvullingen (bijvoorbeeld machine-instructies of een reeds aanwezig (kwaliteits)managementsysteem) toevoegen.
Daarnaast:
- Externe ondersteuning is minder kostbaar, doordat de ‘inwerktijd’ sterk wordt beperkt.
- Het geeft u goede uitgangspunten voor een mogelijke certificering.
- U kunt eigen aanvullingen in Cross Approach maken, zoals machine-instructies.
En na de levering?
Nadat u het uitgewerkte managementsysteem heeft gedownload, dient het uitgewerkte conceptsysteem met de betrokken functionarissen besproken te worden. Eventuele aanvullingen en aanpassingen kunnen met behulp van Cross Approach direct worden aangebracht. Bij nader inzien onjuiste antwoorden kunt u op www.virtueelhandboek.nl bijstellen en het resultaat bijwerken in Cross Approach. Nadat de redactionele opmerkingen zijn verwerkt, kan het managementsysteem (bij voorkeur in delen) worden uitgegeven voor gebruik.
Met Cross Approach worden bovendien andere zaken, zoals documentbeheer en revisiebewaking geregeld. Dit voorkomt het in omloop hebben van verouderde of onjuiste documenten en formulieren.
Welke nadelen heeft een vulling?
Via deze methode worden alleen de binnen het concept-managementsysteem bekende taken in kaart gebracht en uitgewerkt. Dit heeft tot gevolg dat bedrijfsspecifieke zaken nog moeten worden toegevoegd.
Daarnaast biedt geen enkel managementsysteem een ‘automatische’ implementatie. Hiervoor dient elk bedrijf zelf initiatieven te ontplooien.
Met de gekoppelde takenplanning en auditpunten biedt Cross Approach wel de mogelijkheid tot structurele voortgangscontrole en kwaliteitsbewaking van het managementsysteem.
